Accueil en boutique à Valence, du lundi au vendredi 9h-18h
Une fois la réservation confirmée, établir un premier contact avec vos hôtes est une démarche aussi simple qu’indispensable. Ce moment de communication permet non seulement de personnaliser l’accueil, mais aussi de rassurer vos clients sur le bon déroulement de leur séjour.
Voici quelques bonnes pratiques :
Envoyez un message de remerciement quand vous avez connaissance de la réservation. Privilégiez un ton chaleureux, naturel et professionnel.
Poursuivez par un échange par email plus détaillé en vue de :
confirmer les dates et horaires d’arrivée/départ ;
connaître les besoins spécifiques (lit bébé, accès PMR, arrivée tardive, animaux, etc.) ;
informer sur les modalités pratiques (parking, code portail, localisation précise).
Anticipez les questions fréquentes en transmettant le livret d’accueil numérique (si vous l’avez activé et rempli) ou un document récapitulant les services et équipements clés (quelle cafetière ? taille des lits ? etc.)
✅ Conseil Gîtes de France Drôme : Ce premier échange est souvent perçu comme un avant-goût de l’hospitalité à venir. C’est l’occasion de valoriser votre engagement, votre connaissance du territoire, et de mettre en avant ce qui rend votre hébergement unique.
Un hôte qui se sent attendu est un hôte qui arrive détendu et confiant.
La caution est une garantie nécessaire, prévue par le contrat de location. Elle protège votre hébergement tout en sécurisant la relation avec vos clients.
Si vous utilisez le service réservation Gîtes de France, la prise de caution par empreinte bancaire est généralement intégrée au processus de réservation. Il est utile de vérifier que l’empreinte a bien été prise, en consultant votre bureau propriétaire.
Si ce n’est pas le cas; informez votre client, qu’une prise de caution sera réalisée à son arrivée. Lors de cette étape, restez dans une posture bienveillante.
Une communication claire évite toute confusion et renforce la qualité de la relation.
Au moment de l’arrivée, un état des lieux (même simplifié) signé des 2 parties doit impérativement être réalisé, pour qu’une éventuelle prise de caution soit possible en cas de dégradation après le départ.
Un hébergement propre inspire immédiatement confiance. Le ménage de fond est un élément crucial de l’expérience client, et un des piliers de la marque et de la qualité Gîtes de France.
Voici les points de vigilance :
Vérifiez les zones à fort passage : sols, poignées de porte, interrupteurs, télécommandes, sanitaires.
Inspectez les éléments invisibles mais indispensables : filtres de hotte, joints de douche, dessous de lit, dessus d’armoires.
Renouvelez les consommables : papier toilette, sacs poubelle, produits d’entretien, éponge propre.
Aérez l’hébergement quelques heures avant l’arrivée, et disposez quelques touches chaleureuses (bouquet du jardin, lumière douce, température agréable).
🌿 Pensez aussi à intégrer des produits d’entretien écoresponsables dans votre routine. C’est un signal positif fort pour les voyageurs sensibles au tourisme durable, de plus en plus nombreux.
Retrouvez notre article complet sur cette thématique du ménage dans les hébergements de tourisme.
Préparer un kit d’accueil personnalisé : un geste qui fait toute la différence
Le kit d’accueil est souvent la première chose que vos clients découvriront à leur arrivée. Il donne le ton et crée une première impression mémorable.
Quelques suggestions :
Un mot de bienvenue manuscrit (toujours apprécié !),
Un petit produit local : confiture artisanale, jus de fruits bio, sablés régionaux, bouteille de vin ou Clairette, légumes du jardin, brins de lavande etc.
Un livret découverte : vos conseils de balades, de restaurants, de marchés de producteurs, etc.,
Des informations pratiques : horaires des commerces, urgences, accès wifi.
💡 Bonus : Si vous avez une démarche environnementale ou locale forte, valorisez-la dans le kit (par exemple, une carte des circuits courts ou un flyer sur un partenariat avec une ferme voisine).
Ce petit geste crée un sentiment de proximité et d’attention, parfaitement aligné avec les valeurs d’hospitalité et d’authenticité de Gîtes de France Drôme.
Être présent pour accueillir le jour J : une expérience humaine inégalable
L’accueil en personne reste au cœur de la promesse Gîtes de France : il reflète toute la dimension humaine, sincère et engagée du tourisme chez l’habitant.
Voici comment faire de ce moment un vrai temps fort :
Soyez ponctuel, souriant et disponible : accueillir, c’est avant tout offrir votre présence.
Prenez le temps de faire visiter l’hébergement, en expliquant les équipements (chauffage, TV, électroménager, accès wifi, tri des déchets…).
Présentez le livret d’accueil, répondez aux questions, proposez des idées d’activités selon leurs envies (repos, nature, patrimoine, gastronomie).
Adaptez-vous à leur profil : familles, randonneurs, télétravailleurs, seniors… chacun attend quelque chose de différent. Être à l’écoute, c’est offrir un séjour sur-mesure.
👣 Astuce : notez le prénom des clients à l’entrée, ou sur une ardoise de bienvenue. Ces petites attentions rendent l’accueil inoubliable.
Enfin, gardez toujours à l’esprit que vous incarnez bien plus qu’un loueur : vous êtes ambassadeur de votre territoire et de l’expérience Gîtes de France. C’est cette qualité de lien qui transforme un séjour en souvenir précieux.
Préparer l’arrivée de vos hôtes avec soin, c’est cultiver ce lien unique entre l’habitant et le voyageur, fondement même du réseau Gîtes de France. En suivant ces 5 étapes, vous offrez à vos clients bien plus qu’un lieu de séjour : une rencontre, une expérience authentique, un moment de partage.
Ensemble, continuons à faire vivre les valeurs du tourisme rural durable, en toute simplicité et avec le cœur.
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